Nous savons tous à quel point il est important de protéger les renseignements personnels. La Fondation canadienne des bourses d’études du millénaire (ci-après la Fondation) s’engage à assurer l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément aux lois applicables. La présente politique de confidentialité (ci-après la politique de confidentialité) constitue un énoncé officiel des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels de nos candidats à une bourse d’études, de nos lauréats, de nos fournisseurs de services et d’autres particuliers (ci-après vous).
| CONSENTEMENT
EN FOURNISSANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À LA FONDATION OU À SES MANDATAIRES, VOUS LES AUTORISEZ À RECUEILLIR, UTILISER ET COMMUNIQUER CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET AUX PRÉFÉRENCES QUE VOUS AVEZ FORMULÉES EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ, TEL QU’AUTORISÉ OU REQUIS PAR LA LOI. Sous réserve d'exigences juridiques ou contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer en tout temps votre consentement à l’égard de certaines des fins déterminées en communiquant avec la Fondation, tel qu’indiqué ci-dessous. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que la Fondation ne puisse vous fournir ou continuer de vous fournir certains des services ou renseignements qui pourraient vous être utiles.
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- Qui sommes-nous?
- Renseignements personnels que nous recueillons
- Motifs de la Fondation pour recueillir des renseignements personnels
- Personnes à qui la Fondation communique vos renseignements personnels
- Contrôle des renseignements personnels
- Stockage de vos renseignements personnels
- Comment accéder à vos renseignements personnels
- Protection de vos renseignements personnels
- Protection de la confidentialité et nos sites Internet
- Modifications à la politique de confidentialité
- Pour renseignements
- Qui sommes-nous?
La Fondation canadienne des bourses d’études du millénaire est un organisme privé et indépendant qui a été créé en 1998 par une loi du Parlement, qui lui a confié la gestion de 2,5 milliards de dollars. Son mandat consiste à offrir aux étudiants les occasions dont ils ont besoin pour préparer leur avenir. La Fondation vise trois objectifs :
- Améliorer l’accès aux études postsecondaires de tous les Canadiens et, en particulier, de ceux qui rencontrent des obstacles économiques et sociaux.
- Susciter chez les étudiants un degré élevé de réussite et d’engagement au sein de la société canadienne.
- Former au niveau national une alliance d’organisations et de personnes fondée sur une action concertée dans le domaine de l’éducation postsecondaire.
Entre janvier 2000 et la fin de l’année 2009, la Fondation aura distribué environ un million de bourses à des étudiants de toutes les régions du Canada.
- Renseignements personnels recueillis par la Fondation
La définition de « renseignements personnels » que donne la législation canadienne en matière de protection de la confidentialité englobe de façon générale les renseignements concernant un « particulier identifiable » ou les renseignements qui permettent de l’identifier. Les renseignements personnels que la Fondation peut recueillir de temps à autre sont les suivants : nom, adresse, coordonnées, nom de l’établissement scolaire, domaine d’études et niveau d’instruction, information relative aux antécédents et au curriculum vitæ, information financière, numéro d’assurance sociale, photo et dossier médical (pour les candidats); nom, coordonnées, enregistrement et numéro d’assurance sociale (pour les parents et les tuteurs); nom, coordonnées, information relative au curriculum vitæ et numéro d’assurance sociale (pour les évaluateurs et autres fournisseurs de services).
3. Motifs de la Fondation pour recueillir des renseignements personnels
La Fondation recueille vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Déterminer votre admissibilité à ses bourses et administrer celles-ci, y compris les bourses du millénaire du Conseil mondial du pétrole.
- Effectuer des recherches liées à ses activités. Elles peuvent entre autres porter sur les déterminants à l’accès à l’éducation postsecondaire.
- Établir les qualifications de ses évaluateurs bénévoles et des fournisseurs de services.
- Vous envoyer de l’information sur la Fondation, ses activités et celles de ses lauréats.
- Repérer les erreurs, fraudes, vols et autres activités illégales et en protéger la Fondation et d’autres tiers, et s’assurer que les politiques et obligations contractuelles de la Fondation sont respectées.
- Comprendre et satisfaire les besoins et les préférences des lauréats, des fournisseurs et autres tiers, y compris communiquer avec lesdits tiers et procéder à des sondages, à des activités de recherche et à des évaluations.
- Recueillir vos renseignements personnels à toute fin à laquelle vous pouvez consentir de temps à autre.
4. Personnes à qui la Fondation transmet vos renseignements personnels
Pour les motifs exposés à la section 3, la Fondation interagit et échange de l’information (y compris des renseignements personnels) « en cas de nécessité absolue » avec les tiers suivants et dans les circonstances mentionnées ci-dessous :
a. Communication de renseignements à des fournisseurs de services
La Fondation peut communiquer vos renseignements personnels à d’autres entreprises qui fournissent des services en son nom, notamment : des imprimeurs d’étiquettes et de chèques, des fournisseurs de services, des vérificateurs, ses fournisseurs de logiciel (y compris ses développeurs et hôtes de sites Internet), des services de traitement de données, de gestion de documents et de bureau. La Fondation ne communiquera avec ces entreprises que les renseignements dont elles ont besoin pour fournir le service et elles ne pourront les utiliser à d’autres fins.
b. Communication de renseignements à des organismes de recherche
La Fondation communiquera vos renseignements personnels, avec votre consentement explicite, à des organisations auxquelles elle fait appel pour effectuer des recherches dans des domaines liés à ses activités et à ses objectifs, tels que les moyens d’aplanir les obstacles à l’accès à l’éducation postsecondaire.
c. Communication de renseignements aux gouvernements provinciaux et aux établissements scolaires
La Fondation peut communiquer de temps à autre vos renseignements personnels, en cas de nécessité absolue et avec votre consentement explicite, aux gouvernements provinciaux et aux établissements scolaires aux fins de l’administration de ses programmes.
d. Communication de renseignements personnels à des fins de promotion
La Fondation peut communiquer vos renseignements personnels, avec votre consentement explicite, à des entreprises spécialisées dans les relations avec les médias avec lesquelles elle travaille pour promouvoir ses programmes de bourses et ses lauréats.
e. Application de la loi et divulgation à des fins légitimes
La Fondation peut divulguer vos renseignements personnels : à une institution gouvernementale qui a fait valoir son pouvoir légal d’obtenir ces renseignements ou si la Fondation a des raisons valables de croire qu’ils pourraient être utiles dans une enquête sur une activité illégale; pour se conformer à une assignation, à un mandat ou à un ordre du tribunal, d’une personne ou d’une entité ayant le pouvoir d’exiger la divulgation de ces renseignements; pour se conformer aux décisions judiciaires concernant la présentation de rapports et d’information; à son conseiller juridique.
5. Contrôle des renseignements personnels
La Fondation veut que vous puissiez avoir votre mot à dire sur la façon dont elle utilise vos renseignements personnels. En particulier :
- Vous pouvez avoir le droit de vous « opposer » à certains ou à la totalité des motifs, des utilisations et des divulgations énumérés aux sections 3 et 4 précédentes.
- Vous avez toujours la possibilité d’informer la Fondation qu’elle peut uniquement utiliser votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, etc. pour vous fournir l’information ou le service dont vous avez besoin.
- Dans les envois par courriel, l’expéditeur sera toujours identifié et vous pourrez toujours choisir l’option « se désinscrire ».
- Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles qui sont consignées dans les dossiers de la Fondation et de corriger ces données, selon les indications présentées à la section 7.
Afin de préciser vos préférences en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec le responsable de la confidentialité de la Fondation (voir la section « Pour renseignements » pour obtenir son adresse). Tel qu’il a été mentionné précédemment, il se peut que la Fondation ne puisse vous fournir certains renseignements ou services si vous retirez votre consentement à ce qu’elle utilise les renseignements personnels qui vous concernent et dont elle a besoin pour administrer le programme de bourses d’études.
6. Stockage de vos renseignements personnels
Vos renseignements personnels sont stockés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par la Fondation, lesquels sont situés dans ses bureaux ou dans ceux de ses fournisseurs de services. Pour accéder à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la confidentialité de la Fondation aux coordonnées fournies ci-après (voir la section « Pour renseignements »).
7. Comment accéder à vos renseignements personnels
Sur demande écrite de votre part, la Fondation, sous réserve de certaines exceptions, vous informe de l’existence de renseignements personnels qui vous concernent, de leur utilisation et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et vous permet d’y avoir accès. Les demandes d’accès aux renseignements personnels doivent être envoyées au responsable de la confidentialité de la Fondation. Ses coordonnées figurent à la section « Pour renseignements ».
8. Protection de vos renseignements personnels
La Fondation ne néglige rien pour protéger les renseignements personnels sous son contrôle contre les pertes, l’utilisation à mauvais escient et les altérations. Ses politiques en matière de confidentialité sont révisées périodiquement et améliorées au besoin. Seuls les employés et les fournisseurs autorisés ont accès à vos renseignements personnels. La Fondation s’assure, au moyen d’ententes contractuelles, que les renseignements personnels de clients communiqués à des tiers aux fins de traitement sont protégés. Elle utilise des réseaux de données sécurisés et protégés par des pare-feu conformes aux normes de l’industrie et des systèmes de protection par mot de passe.
9. Protection de la confidentialité et nos sites Internet
La Fondation recueille parfois des renseignements personnels par l’entremise de son site laureatespace.ca, et du site du Conseil mondial du pétrole (CMP) (« les sites »). La présente section contient de l’information à ce sujet.
a. Les renseignements personnels recueillis par la Fondation et sa façon de procéder
La Fondation recueille et utilise divers renseignements personnels transmis par les utilisateurs des sites. Par exemple, avant que vous ouvriez une session comme membre de LaureatEspace, la Fondation établit partiellement votre profil personnel au moyen de l’information vous concernant qu’elle a déjà recueillie avec votre consentement : nom, prénom, nom d’utilisateur, mot de passe, adresse électronique, année d’obtention de la bourse, type de bourse, nom de l’établissement scolaire que vous fréquentez actuellement ainsi que les noms de la ville et de la province où est situé l’établissement. Toute autre information saisie dans votre profil personnel est ajoutée soit par vous-même directement ou, à votre demande, par le personnel de la Fondation.
En outre, lorsque vous enregistrez des éléments d’information dans une section du site LaureatEspace, le logiciel associera automatiquement votre nom aux éléments d’information enregistrés. Cela signifie que les messages qui transiteront par les forums de discussions, « La Banque » ou « Ce qui se passe », par exemple, ne seront pas anonymes. Par conséquent, tout renseignement personnel contenu dans vos messages sera accessible à tous ceux qui ont accès aux sections protégées par un mot de passe de LaureatEspace, y compris au personnel de la Fondation.
De plus, au moyen du site du CMP, la Fondation peut recueillir votre nom, vos coordonnées, le nom de votre établissement scolaire, votre domaine d’études, vos intérêts professionnels et de l’information relative à vos antécédents et à votre curriculum vitæ que vous avez enregistrés sur le site.
Enfin, la Fondation peut se servir du logiciel qui enregistre les adresses Internet de l’ordinateur que vous utilisez pour vous connecter aux sites.
b. Pourquoi la Fondation recueille vos renseignements personnels et à quelles fins?
La Fondation utilise à plusieurs fins l’information recueillie. Par exemple, pour que certains éléments du site LaureatEspace et des outils fonctionnent correctement, elle doit utiliser le minimum d’information contenue dans votre profil personnel, notamment votre nom, votre prénom et votre adresse électronique. De plus, elle recueille et affiche cette information afin de faciliter le dialogue entre les membres. En outre, la Fondation collecte des données personnelles pour mieux connaître les intérêts des membres et des utilisateurs, pour communiquer avec vous et pour vous fournir des outils et un contenu personnalisés. Elle espère pouvoir se servir de ces renseignements pour créer de nouveaux services et élaborer de nouveaux programmes qui vous seront utiles.
En ce qui concerne le site du CMP, la Fondation recueille, avec votre consentement, de tels renseignements afin que les employeurs potentiels de l’industrie pétrolière puissent y avoir accès et que vous ayez la possibilité d’établir des contacts personnels et professionnels.
Enfin, la Fondation met à jour certaines statistiques sur l’utilisation du site afin de tracer des portraits globaux de ses utilisateurs. Cependant, en raison de l’établissement de portraits globaux, ces statistiques sont anonymes et ne permettent en aucun cas d'identifier la personne.
c. Personnes qui ont accès à vos renseignements personnels
d. Sécurité
e. Façon d’accéder à l’information vous concernant contenue dans les dossiers de la Fondation et façon de la mettre à jour
f. Modification à la politique de confidentialité
g. Pour renseignements
Une fois que vous avez donné votre assentiment à l’égard de la politique de confidentialité et des modalités d’utilisation, vous obtenez le statut de membre actif. À ce stade, toute information contenue dans votre profil personnel, à l’exception de votre code utilisateur et de votre mot de passe, peut être lue par d’autres utilisateurs qui peuvent accéder à la section du site protégé par un mot de passe, y compris le personnel de la Fondation. Les autres membres de LaureatEspace et le personnel de la Fondation auront également accès à tout élément d’information que vous aurez enregistré sur le site, par exemple, dans les bases de données des groupes de discussion, de « La Banque » ou de « Ce qui se passe ». Les membres lauréats ainsi que les employés, les fournisseurs de services et les bénévoles de la Fondation qui ont besoin d’accéder aux sections protégées par un mot de passe pour offrir des services aux membres de LaureatEspace se verront accorder cet accès.
En ce qui concerne le site du CMP, l’accès aux renseignements personnels que vous enregistrez sera accordé aux utilisateurs qui sont autorisés à accéder aux sections protégées par un mot de passe.
La Fondation ne communiquera aucun renseignement confidentiel à un tiers sans avoir reçu au préalable l’autorisation de la personne concernée, sauf si elle y est forcée par la loi, une ordonnance de la cour ou un autre organisme gouvernemental chargé de faire respecter la loi. Par exemple, elle ne peut vendre vos renseignements personnels à des tiers ou à d’autres organisations ou échanger avec ces derniers vos renseignements personnels sans avoir obtenu au préalable votre consentement.
Pour des raisons évidentes, la Fondation ne peut contrôler l’utilisation que font d’autres membres de LaureatEspace ou les boursiers du CMP de l’information que vous enregistrez sur les sites, autrement qu’en leur demandant de se conformer aux modalités d’utilisation exposées ci-après. C’est pourquoi elle recommande que tous les membres fassent preuve de prudence lorsqu’ils envoient des renseignements qui les identifient aux membres de LaureatEspace ou aux boursiers du CMP.
L’accès à toutes les sections des sites qui contiennent des renseignements personnels, y compris votre profil personnel, est protégé par un mot de passe.
Les utilisateurs se voient remettre par la Fondation un code utilisateur et un mot de passe initial, mais ce mot de passe doit être modifié le plus tôt possible. Pour des raisons de sécurité, votre mot de passe doit comprendre des lettres et des chiffres et ne doit pas correspondre à votre code utilisateur ni à toute autre combinaison alphanumérique facilement identifiable. Vous ne devez jamais divulguer votre mot de passe à quiconque.
En général, les membres peuvent accéder directement aux renseignements personnels les concernant, que la Fondation enregistre sur les sites, et mettre à jour ces renseignements simplement en accédant à leur profil personnel et en le modifiant. Cela dit, il se peut que vous ne puissiez modifier directement certains renseignements contenus dans votre profil personnel. Pour accéder à ces renseignements personnels ou les mettre à jour, veuillez envoyer une demande par courriel à info@laureatespace.ca, wpcscholarsinfo@bm-ms.ca ou à boursesmillenaire@bm-ms.org.
La Fondation se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente politique de confidentialité en tout temps. Si elle apporte des modifications à la présente politique de confidentialité, elle affichera ces modifications sur son site Internet, et la politique modifiée ainsi que les modifications seront disponibles sur demande auprès du responsable de la confidentialité de la Fondation. Cependant, la Fondation obtiendra les consentements nécessaires requis aux termes des lois applicables en matière de protection de la confidentialité si elle entend recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels vous concernant à des fins autres que celles pour lesquelles vous avez donné votre consentement, à moins de dispositions contraires requises ou autorisées par la loi.
La Fondation a nommé un responsable de la confidentialité chargé de veiller au respect de la présente politique de confidentialité et des lois applicables en la matière. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques en matière de protection de la confidentialité de la Fondation, veuillez communiquer avec le responsable de la confidentialité de la Fondation à l’adresse suivante :
1000, rue Sherbrooke Ouest
Bureau 800
Montréal, QC H3A 3R2
Téléphone : 514 985-0026
Télécopieur : 514 985-5987
Approuvé le 16 septembre 2004
